Χρησιμοποιήστε ένα κοινόχρηστο σύστημα με δικαιώματα ανά χρήστη (NAS ή cloud) αντί για email/USB — έτσι ξέρετε πάντα ποιος έχει πρόσβαση σε τι, και μπορείτε να την αφαιρέσετε άμεσα όταν χρειαστεί.
Το email και τα USB sticks είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος διαρροής επιχειρηματικών αρχείων — όχι από κακόβουλη πρόθεση, αλλά επειδή χάνεται ο έλεγχος του ποιος έχει τι αντίγραφο.
Το πρόβλημα με email/USB
Μόλις στείλετε ένα αρχείο με email, δεν έχετε πλέον κανέναν έλεγχο πάνω του — δεν μπορείτε να αφαιρέσετε πρόσβαση αν κάποιος φύγει από την ομάδα, ούτε να δείτε ποιος το άνοιξε.
Η σωστή προσέγγιση
Ένα κεντρικό σύστημα (NAS ή cloud storage) με δικαιώματα ανά φάκελο/χρήστη σάς επιτρέπει να δίνετε ακριβώς την πρόσβαση που χρειάζεται ο καθένας — και να την αφαιρείτε άμεσα όταν χρειαστεί, χωρίς να αναρωτιέστε πού υπάρχουν ακόμα αντίγραφα.
- Δικαιώματα πρόσβασης ανά άτομο/ομάδα
- Άμεση αφαίρεση πρόσβασης όταν χρειαστεί
- Ιστορικό — ποιος άνοιξε/άλλαξε τι